Instrukcijos, kaip rankomis susiūti bylas, lapus ir aplankus siūlais

Išgirdę žodį „siūti“, dauguma žmonių prisimena daiktus: kelnes, paklodę, pagalvę, pagalvės užvalkalą, striukę ar net minkštą žaislą. Nedaugelis žmonių supranta, nebent, žinoma, jie yra biuro darbuotojai, kad taip pat galima siūti dokumentus. Kartais tai yra daug svarbiau nei antklodės užvalkalo siūti. Kaip žinote, beveik visos organizacijos ir įmonės jau perėjo prie vidinio elektroninio dokumentų valdymo, bendradarbiaudamos su rangovais ir net teikdamos pajamų deklaracijas bei teismo sprendimus.

Nepaisant bendro kompiuterizavimo, popieriniai dokumentai vis dar yra svarbūs juridiniams asmenims. Kad dokumentai nepasimestų ar nesusimaišytų, juos reikia susiūti. Nepaisant akivaizdaus proceso paprastumo, tai labai svarbu, todėl kiekvienas turi žinoti, kaip tinkamai susiūti dokumentus rankomis, kaip pateikti bylas. Plačiau apie tai toliau.

Kokie dokumentai siuvami biuro darbe

Dokumentus reikia susiūti, kad jie nebūtų pamesti ar pakeisti, o taip pat dėl ​​didžiulio dokumentų kiekio jie susiuvami pagal poreikį, o tai padeda išvengti painiavos.

Paprastai susiuvami tie dokumentai, kurie turi būti pateikti archyvams, išsiųsti ataskaitoms arba kurie turi ypatingą vertę savininkui.

Dokumentų, kuriuos reikia susiūti be priekaištų, sąrašas:

• Patvirtinimas;
• Archyvinis;
• Apskaita;
• Personalas.

Dokumentų siuvimui siūlais reikalingos medžiagos

Jei dokumentus siuvate klasikiniu būdu, turite turėti šias medžiagas:

• Viršeliai. Yra trys tipai: įprasti – tokių viršelių dydis yra 22,9 x 32,4 cm (šis dydis tinka standartiniam A4 formato dokumentiniam popieriui); nestandartiniai – tokio tipo viršeliai naudojami, kai popierių dydis skiriasi nuo standartinio; archyviniam saugojimui – tokie viršeliai gaminami daugybe formatų (jie pagaminti iš labai kieto kartono, ir tai prisideda prie ilgalaikio dokumentų saugojimo).
• Sertifikavimo lapas. Kai dokumentai yra visiškai susiūti ir sunumeruoti, būtina padaryti sertifikavimo užrašą. Jis daromas ant atskiro popieriaus lapo ir yra paskutinio aplanko lapo kitoje pusėje. Užrašas turi būti priklijuotas specialiais klijais, kad laikui bėgant nenukristų.
• Žirklės ir klijai.
• Skylės perforatorius.
• Įvairių dydžių adatos, siūlai, yla, virvė arba špagatas.

Įprastu atveju dokumentų lapai tvirtinami siūlais. Taip sujungiama nedidelė popieriaus krūvelė. Šio tipo siuvimui paprastai naudojama adata ir kanceliarinis skylamušis, po kurio siūlas tvirtinamas parašo lipduku, nurodančiu, kad dokumentai yra sertifikuoti. Daugeliui popieriaus lapų pritvirtinti naudojama stora virvelė arba atsuktuvas.

Kaip tinkamai susiūti dokumentus: žingsnis po žingsnio instrukcijos

Yra keletas failų ir dokumentacijos sujungimo variantų. Jų skirtumai yra tie, kad visi metodai turi skirtingą skylių skaičių ir atstumą tarp jų.

Dviejose skylėse

Paprasčiausias metodas. Jis tinka dokumentams, kurie vėliau nebus pateikti svarstyti. Norėdami tai padaryti, turite atlikti šiuos veiksmus:

1. Atsispausdinkite ir sulenkite lapus eilės tvarka;
2. Naudokite skylamušio perforatorių, kad padarykite mažas skylutes;
3. Perverkite siūlą per skylutes taip, kad priekinėje pusėje būtų vietos mazgui;
4. Iškirpkite nedidelį lapelį iš siuvimo lapo ir priklijuokite jį ant mazgo taip, kad siūlo galai kyšotų iš po jo.

Trijose skylėse

Pirmiausia pažymėkite reikalingų skylių vietas, geriausia per vidurį, nebent būtų nurodyta kitaip. Skylės turi būti vienodais atstumais viena nuo kitos ir išilgai dokumentacijos kairiojo krašto. Po to atlikite šiuos veiksmus:

1. Adata padarykite skylę lapo kairėje pusėje, viduryje, kad adata patektų iš galinės pusės, o išeitų iš priekinės.
2. Padarykite antrą pradūrimą. Adata turi būti įvesta iš priekio ir išeinama iš galo.
3. Padarykite trečią skylę. Adata turėtų įeiti iš galinės pusės ir išeiti iš priekinės.
4. Vėl perverkite adatą per pirmąją skylutę ir suriškite mazgą, palikdami apie 7 cm uodegą.
5. Įklijuokite programinės įrangos lapą.
6. Prenumeruoti.

Keturiose duobutėse

Dažnai jiems reikia siūti daugiau nei 3 skyles. Kyla klausimas, kaip siūti dėklus su siūlais 4 skylėse. Veiksmų seka, jei reikia išsiaiškinti, kaip siūti dėklus 4 skylėse, yra tokia:

1. Padarykite skyles adata;
2. Įkiškite adatą iš neteisingos pusės per antrą skylę;
3. Perverkite siūlus per pirmąją skylę dešinėje;
4. Vėliau adata įsmeigiama į dvi skylutes dešinėje;
5. Tada adata įsmeigiama į trečią skylutę iš dešinės;
6. Po to įvyksta perėjimas prie kairiojo protokolo;
7. Pereinant prie trečiosios skylės;
8. Būtina padaryti išvestį kitoje pusėje ir pritvirtinti ją mazgu.

Penkiose duobutėse

Šis metodas naudojamas retai. Paprastai reikia 3–4 skylių. Padidinus iki 5 skylių, toks dokumentavimas yra labai svarbus ir reikalauja griežto ataskaitų teikimo.

Adatos įvėrimo algoritmas priklauso nuo skylės skaičiaus:

• 3–4;
• 4–5;
• 5–4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Paskutinis žingsnis – pritvirtinti siūlą mazgu.

Dokumentų mirksėjimo ypatybės: naudingi patarimai

Prieš pradėdami siūti dokumentus, turite susipažinti su visomis taisyklėmis ir subtilybėmis, taip pat išstudijuoti standartinius šios procedūros reikalavimus. Sertifikavimo lapas klijuojamas prie mazgo ir siūlo, naudojant klijų lazdelę arba PVA. Po to ant lapo uždedamas įstaigos vadovo parašas, siuvimo data ir įmonės antspaudas.

Taip pat reikia įrišti daugybę įvairių dokumentų. Tai nuotraukos, brėžiniai ir diagramos. Tokie dokumentai užima visą lapo plotą, todėl juos reikia sunumeruoti kitoje pusėje. Žemėlapių ir brėžinių atveju naudojami du A4 formato lapai, tačiau jie sunumeruojami tuo pačiu numeriu, o kiekvienas panaudotas lapas nurodomas pastaboje.

Kaip sunumeruoti lapus

Prieš pradėdami numeruoti lapus, turite išstudijuoti keletą sąlygų:

• Numeravimas pradedamas nuo vieneto, naudojant arabiškus skaitmenis;
• Jei yra vokas su laiškais, pirmiausia numeruojamas pats vokas, o tada visi kiti pridedami dokumentai;
• Kai prie dokumentacijos pridedami kiti dokumentai, kurie jau turi numerius, juos vis tiek reikia pažymėti eilės tvarka;
• Lapų numeriai turi būti dedami kiekvieno lapo viršutiniame dešiniajame kampe, nepažeidžiant dokumento teksto;
• Inventoriui numeracija nereikalinga;

• Nestandartinio formato lapai turi būti išlankstyti ir tik tada sunumeruoti viršutiniame dešiniajame kampe;
• Žemėlapių ir brėžinių atveju naudojami du A4 formato lapai, tačiau jie sunumeruojami tuo pačiu numeriu, o kiekvienas panaudotas lapas nurodomas pastabose;
• Kai nuotraukos ir sertifikatai klijuojami tik iš vienos pusės, jie numeruojami atskirai.

Kaip patvirtinti susiūtą dokumentą

Užbaigus procedūrą, turi būti padarytas sertifikavimo užrašas. Jis turėtų būti surašytas ant atskiro lapo ir uždėtas ant paskutinio jau paruoštų dokumentų lapo. Užraše turėtų būti nurodytas visų sunumeruotų ir susiūtų puslapių skaičius, taip pat aprašytos pastabos apie dokumentų būklę, galimas dėmes ar suplėšytus lapus. Užrašą pasirašo ir patvirtina organizacijos vadovas, nurodydamas savo pareigas ir parašo iššifravimą.

Sertifikavimo užrašas turėtų būti klijuojamas aukštos kokybės klijais, kad jis išliktų patikimas net ir po ilgo laiko. Taip pat reikalingas antspaudas, kuris užfiksuotų ne tik užrašą, bet ir dalį dokumento lapo.

Dokumentų mirksėjimą reglamentuojantys norminiai aktai

Kai kuriais atvejais, pavyzdžiui, jei yra papildymų, leidžiama naudoti raidžių numeraciją. Svarbu atsiminti, kad numeriai dedami viršutiniame dešiniajame kampe. Pagal klasikinį metodą, lapai tvirtinami siūlu, jei tai nedidelis popieriaus tūris. Šiuo metodu naudojamas skylamušis arba adata.

Pasitikėjimo lipduko negalima klijuoti naudojant lipnią medžiagą ir silikatinius klijus arba klijų pieštuką. Be šių rekomendacijų, yra ir nemažai kitų pramonės šakos reglamentų, kurie nustato verslo dokumentų siuvimo taisykles.

Taigi, mes apsvarstėme, kaip tinkamai siūti bylas rankomis adata ir siūlu bei siūti lapus su 4 ar daugiau skylių. Išmokti siūti aplankus ir kitus dokumentus paslėptais dygsniais nėra sunku.